電子契約・電子署名・電子サイン

在宅勤務やリモートワークが増えている中で、契約締結を郵送も印紙も貼らずに行うことができる、電子契約システムが注目されています。
ここでは弊社がお勧めする、電子印鑑ＧＭＯサインをご紹介します。

無料でも毎月５通まで利用できるので、お試しで利用するのもハードルが低いですね。

電子契約とは

従来、合意内容を証拠として残すため、紙に印鑑で押印して取り交わされていた契約書。
この契約書に代わり、電子データに電子署名をすることで、書面による契約と同様の証拠力を認められるのが電子契約です。

電子契約の証拠力

契約書は合意内容の証拠として残すものであるため、電子契約も証拠力が認められなければ意味がありません。
文書が証拠として認められるためには、本人の意思でその文書を作成したこと（文書の成立の真正）を証明する必要がありますが、本人の署名又は押印があるものについては、本人の意思によるものと推定されます（民事訴訟法第228条第1項、第4項）。電子契約の場合も同様の規定があり、電子署名がされた電子文書については、押印した契約書と同様の効力が認められます（電子署名法第3条）。

紙の契約書との違い

電子文書の法的効果

紙文書に比べ、電子文書はデジタルデータを編集できるため、改ざんが容易という脆弱性があります。
この脆弱性を克服し、紙文書と同様の法的効果を維持する要件として「完全性」が求められます。
その完全性の要件を満たすために必要とされているものが、「電子署名」と「タイムスタンプ」です。

電子署名とタイムスタンプとは

電子署名は、電子文書について「誰が」「何を」作成したかを証明します。
タイムスタンプは、電子文書の「いつ」「何を」を証明できる技術です。
イメージとしては、電子署名が「捺印」、タイムスタンプが「消印」となります。

電子文書（PDF）における電子署名とタイムスタンプ

実際に電子契約サービスで締結済みの電子文書（PDF）では、以下のように電子署名とタイムスタンプを確認できます。
さらにAgreeでは、厳格な法規制要件に準拠するAdobe Approved Trust List（AATL）を採用し、署名の信頼性を高めています。

２つの署名タイプ

電子署名は、その署名者の本人性を担保する方法で、大きく2つの署名タイプに分類できます。メール認証などのシステムログを利用する「電子サインタイプ」と、本人確認済みの電子証明書を利用する「電子署名タイプ」の2つの署名タイプです。どちらもクラウド上でスピーディーに契約締結を行える点は共通しつつ、導入しやすさを重視する場合は「電子サイン」、法的効力やガバナンスを重視する場合は「電子署名」のご利用が適しています。

電子サイン

メール認証など、システムログで本人性を担保

電子サインタイプは、メール認証などによる契約システムが提供する仕組みやログによって本人確認を行います。一般的に、契約サービスの登録やメールアドレスのみで利用できるため、導入しやすい署名タイプです。

電子署名

電子認証局が厳格に本人確認した電子証明書で本人性を担保

電子署名タイプは、電子署名法に準拠し証拠力が非常に高い署名タイプです。第三者機関である電子認証局により、厳格な審査を行った上で電子証明書を発行します。印章管理規定などのガバナンス規定にも親和性があります。

電子契約のメリット

電子契約は、契約書の製本や郵送などの作業を省けるため、契約スピードが劇的に向上します。
また、印紙税や契約書の郵送費・保管費用などが不要となるため、契約締結・管理に関するコストを大幅に削減することができます。
さらに、契約手続きが可視化されることによる契約の締結漏れ、解約・更新漏れといった事態の防止などコンプライアンス強化にもつながります。

契約業務の効率化

紙の契約書のように、印刷・製本・押印・郵送し、相手方の押印・返送を待つ必要がなく、契約はクラウド上で完結するため、作業効率が大幅にアップします。また、契約締結までのステータス確認もできるので、契約締結の漏れや遅延を防ぐことができます。

印紙税などのコスト削減

電子契約は印紙税の課税対象とされないうえ、契約者双方がクラウド上で契約を締結するため、契約書の郵送費も不要です。また、締結した契約書データは自動的にクラウドに保管されるため、紙の契約書のように保管場所や保管コストに悩む心配がありません。

コンプライアンス強化

契約手続きが可視化されることによる契約の締結漏れ、解約・更新漏れといった事態の防止。さらに、契約データをクラウド上で管理することによる閲覧権限の管理やバックアップといったリスクマネージメントの観点からもコンプライアンス強化につながります。